Administración de la Controversia Pública:
Las importantes en relaciones públicas son la administración de la controversia, la prevención del conflicto, la atención de posibles crisis y la propia construcción del consejo
Lo que motiva el conflicto es la pérdida del control sobre la controversia (discusión larga y minuciosa)
La administración de la controversia pública se vincula con las relaciones públicas por un artículo escrito por David Finn en 1972, donde dijo que un relacionista público no es solo un comunicador sino un moderador, que se preocupa por , prevenir, evitar o estar listo para espantar cualquier problema. Así mismo el relacionista público brinda diversas contribuciones para ayudar a los demás y a ellos mismos.
Teobaldo de Souza Andrade, fue el primero en preocuparse por el tema de América latina en 1979 pública un artículo, que explica que la profesional de relaciones pública tiene un papel amplio y complejo siendo el representante de los públicos frente a los gobernantes o alta dirección, presentando controversia y dando información para que puedan debatir y así llegar a un entendimiento común entre los públicos internos y altos mandos .Amortizando el interés público con el privado.
Krohling kunsh explica que el tema debe tener como referencia a la organización frente a sus públicos y la opinión pública.
Compatibilización de Intereses
El problema que se presenta en las relaciones humanas es la forma inadecuada con que se brinda información a los demás.
Muchas veces las personas se dan cuenta que los procesos comunicativos que emplean no son los adecuados, descubriendo que los conflictos que se debían a malos entendidos desaparecen.
Para ello, el relacionista debe contribuir a que esas personas lleguen a un acuerdo para solucionar el problema, ayudando a que todos salgan beneficiados.
El conflicto, la crisis
Si un conflicto no es superado a tiempo se puede convertir en crisis. Para ello, el relacionista debe anticiparse a los problemas potenciales de su institución y evitar que esto suceda. Facilitando al diálogo alturado y razonado, buscando el entendimiento entre las partes.
La Negociación
La Negociación trata de conocer o identificar las necesidades de la otra parte, para lograr satisfacerlas en la mayor medida posible y alcanzar un rápido acuerdo.
Algunos problemas típicos en negociaciones son:
Objetivos mal planteados y necesidades mal identificadas: Conducen a la confrontación o al diálogo de “sordos”.
Dogmatismo en el planteamiento de las ideas: Sólo una parte tiene la razón; la mente está cerrada a conceptos nuevos o diferentes a los propios.
Actitud de vencedores o vencidos: Se viola el concepto esencial de negociar.
Cada una de las partes debe satisfacer sus necesidades de forma equilibrada.
Personalismos y protagonismos: Ninguna de las partes debe mostrarse superior ni autosuficiente.
Metodología ausente o defectuosa: Conducen al desorden y aumenta el tiempo necesario de negociación, lo que eleva en relación el costo de la misma.
Emotividad sobre racionalidad: Es necesario subordinar la emotividad a la racionalidad. Para lograrlo debe evitarse llevar discusiones al terreno personal.
Falta de creatividad: Especialmente frecuente en resolución de conflictos.
La Negociación requiere de lo siguiente:
Preparación y planeación.
Definición de las reglas de juego.
Aclaración y justificación.
Debate y solución del problema.
Cierre e implementación.
Coincidencia de interés Legítimos
El relacionista público es el encargado de administrar (investigar, planificar, ejecutar, evaluar) la controversia y de ser el intermediario en la solución de este para ello, plantear acciones injustas, razonables y posibles.
Nueva interpretación de Opinión Pública
La nueva interpretación de opinión pública debe estar estrechamente conectada con la comunicación estratégica y su adecuada administración.
La opinión pública ejercer el poder social, siendo la calidad de la opinión pública dependiente de la calidad de las opiniones individuales, estamos condicionados por la información que tenga la persona.
El relacionista público tiene la misión de llevar el mensaje a los públicos, interpreta y comprende sus opiniones.
Es importante medir la información necesaria para que la opinión pública pueda generar sus propia opinión pueda generar su propia opinión, logrando que el individuo tenga mayor y mejor información.
Auditoría Social y Balance Social
Auditoría: Es una actividad contable que sirve para verificar los sistemas económicos-financieros de una empresa.
Una empresa debe evaluar su situación económica- financiera y ala vez sus situación social (En ello se debe evaluar)la 8 realidad de su inserción en la realidad).
Los objetivos específicos de la auditoria social son determinar la manera y la garantía de integración de la empresa y la adecuación del interés particular al interés público preocupación y esfuerzo por problemas que afectan ala sociedad.
La auditoria social es incluir en el sistema financiero cientos de gastos que la empresa realiza voluntariamente para su público interno (personal9, mejorar las condiciones, garantizar la calidad de sus módulos, preservar los recursos naturales, ahorrar energía y evitar efectos negativos en el medio ambiente
La empresa debe dar cuenta ala sociedad através de un balance social, que es esfuerzo social (inversión) hecho por una empresa.
Organización de la Auditoría
Los puntos a considerar son:
La filosofía general de las comunicaciones y las políticas formales existentes.Los objetivos y metas trazados.
La organización, el personal, la interacción.
Programas existentes de comunicaciones.
Medios existentes y su utilización.
Comunicaciones personales.
Proyección de la empresa hacia afuera.
Necesidades y expectativas.
La metodología comprende:
Identificar los públicos.
Realizar reuniones de planificación.
Realizar entrevistas a nivel directivo.
Realizar entrevistas de grupo y personales.
Recopilar, ordenar y analizar el material de comunicaciones.
Preparar y distribuir cuestionarios.
Tabular y clasificar los resultados.
Investigar las opiniones y realizar entrevistas.
Información permanente a los niveles de decisión.
Capítulo VII: Instancias Multidisciplinarias de las Relaciones Públicas
Subsistemas de apoyo
Las Relaciones Públicas es una pedagogía que se apoya en un sistema integrador multidisciplinario. Ello le permite examinar algunas disciplinas que puedan apoyar su planificación.
Relaciones Humanas
Abarca las relaciones con los demás, siendo el ser humano el sujeto y objeto.
Se define a las relaciones humanas como la técnica de la convivencia, ya que el ser humano no sólo vive, sino que convive. Su acción es transformante y transformadora.
El hombre como persona es un ser en relación porque siempre busca interactuar.
En la empresa, es fundamental que el relacionista público atienda las necesidades de la realización personal. Aumentar su responsabilidad que buscar que participen. Así se logrará que la empresa produzca gracias a las personas.
Publicidad
El argentino óscar Billorou explica que la publicidad es la técnica de la comunicación múltiple, que utiliza en forma pagada, medios de difusión para la obtención de objetivos comerciales predeterminados a través de la formación, cambio o refuerzo de la actitud de las personas sometidas a su acción.
La publicidad tiene fines comerciales. Su propósito es persuadir para que el comprador potencial entienda el mensaje, logrando impactarlo.
Los tres puntos de la publicidad son:
Estrategia creativa. Técnicas publicitarias.
Estrategia de medios. Los medios empleados para que el menaje sea exitoso.
Estrategia de audiencias. Segmentar al público para finalmente adaptar el mensaje.
Propaganda
Es la divulgación de ideas, informes, doctrinas, con la finalidad de influir en las emociones, actitudes, aptitudes y opiniones de la audiencia para beneficiar a la institución directa o indirectamente.
La propaganda se clasifica en:
Propaganda blanca. No oculta su origen.
Propaganda gris. Oculta su origen, sin pretender atribuirlo a otra fuente diferente de la verdadera.
Propaganda negra. Hace creer que su origen es diferente al verdadero.
Medios masivos de información
La empresa y el relacionista se convierten en “fuente” de noticias e información para el periodismo. Por lo tanto, debe de informarse de una manera rápida y eficaz.
Las Relaciones Públicas debe crear un clima de prestigio de la organización con la prensa, por ejercer una influencia y un gran impacto en la opinión pública.
La organización debe mantener informada a la prensa de las actividades y acontecimientos de la empresa para que llegue a los públicos.
Relaciones Públicas y Marketing
El Marketing, tiene como finalidad la de satisfacer las necesidades del consumidor.
En cambio, las Relaciones Públicas no tiene como objetivo principal el producto. Sin embargo, crea una opinión positiva de la empresa para promocionarla y vender ese producto que el Marketing realiza, viendo la calidad, el costo, la presentación, etc.
Tanto el Marketing como las Relaciones Públicas conforman un conjunto de elementos y medidas adoptadas por la empresa para servir mejor al consumidor, satisfaciendo sus necesidades.
Capítulo VIII: Estrategias y acciones de relaciones públicas
Ceremonial y protocolo
El ceremonial y protocolo constituyen un subsistema de apoyo de las Relaciones Públicas, facilitando las relaciones y asegurando el éxito de lo que deba organizarse.
El ceremonial y protocolo indican cómo organizar actividades, recurriendo a normas, a disposiciones nacionales y al conocimiento de los públicos de la empresa.
Ceremonial es el conjunto de formalidades para cualquier público. El protocolo es el conjunto de reglas a observarse en las ceremonias.
Las actividades sociales de la empresa son necesarias para favorecer el cumplimiento de los objetivos y lograr un posicionamiento para sus fines. Ello incluye cenas, almuerzos, recepciones, atención de huéspedes, etc, y la organización de actos: exposiciones, aniversarios, entre otros que respondan a necesidades de relación y comunicación.
Precedencias
El protocolo ordena de acuerdo al rango de los asistentes. El centro de la cabecera siempre es ocupado por la autoridad, quien tendrá a su derecha a su invitado especial, siempre y cuando no sea invitado a la cena el Presidente de la República o quien lo represente, en ese caso esa persona estará en el centro.
El resto se ubicará de acuerdo a su precedencia.
Invitaciones
Generalmente se imprimen en cartulina blanca de calidad. Su texto puede estar total o parcialmente impreso, dejando en blanco el lugar para poner el nombre del invitado, día, hora y fecha del agasajo, el carácter del mismo (almuerzo, cena, etc.), y un R.S.V.P. (Répondez s´il vous plait), o un S.R.C. (se ruega contestar), agregando el teléfono en el campo inferior izquierdo. En caso necesario se puede indicar también el tipo de vestimenta (etiqueta, calle, etc.)
Las invitaciones se mandan con un lapso no menor de 15 días.
Comidas
Se debe colocar tarjetas de mesa con el nombre correspondiente para que la persona ubique el lugar donde estará en la cena.
El menú es seleccionado según la hora, al motivo, al tipo de invitados y a la jerarquía de la ocasión. La selección de vino se elige según el menú establecido. Si son carnes rojas y pastas se servirá vinos tintos, si son postres y dulces es champagne y así según el menú.
Para organizar un acto social se debe tener en cuenta lo siguiente:
Motivo
Nómina de invitados
Invitaciones
Tarjetas de mesa
Plano de orientación
Vestimenta
Menú
Vinos
Local
Precedencias
Asistencia con señoras
Aperitivo
Recepción de invitados
Servicio
Vajilla
Discursos
Espectáculo artístico
Organización de certámenes y actos especiales
Debe establecerse un calendario de trabajo debidamente codificado programando por lo menos con un año de anticipación, especialmente si se incluye a invitados internacionales.
Confirmada su asistencia, debe organizarse el certamen: fijar el lugar, las instalaciones, la comida, los obsequios, etc.
Elementos a tener en cuenta:
Fecha.
Duración.
Temario.
Disertantes.
Invitados especiales.
Invitados en general.
Confección de programas.
Contactos con el exterior.
Envío del material informativo.
Locales.Estrado.Carteles.Banderas.Micrófonos de pie y mano.
Equipos de proyección y grabación audiovisual.
Fotógrafos y camarógrafos.
Maestro de ceremonia.
Recepción en el aeropuerto.
Hoteles.Obsequios y atenciones.
Actos sociales.
Servicio médico.
Transportes.Secretariado y coordinación general.
Aniversario
Es un acto específico de Relaciones Públicas. Ellos deben coordinar todo el evento: las invitaciones, el lugar, el menú, la entrega de medallas o distintivos, entre otras.
La invitación a los empleados debe incluir a los familiares.
Tener en cuenta lo siguiente:
Local
Equipos
Maestro de ceremonias
Ubicación de autoridades e invitados especiales
Himno
Banderas
Tarimas
Confección de medallas, diplomas, obsequios, premios
Orden de entrega de los mismos
Invitaciones
Recepción en puertas
Exposición
Discurso
Difusión
Atención a la prensa
Visitas guiadas
Su único fin es el informar y promocionar la empresa. Se organizan en conjunto con los encargados de las áreas por recorrer, explicándoles adecuadamente.
Normas prácticas
Para realizar cualquier tipo de certamen se debe cumplir ciertas normas. Por eso se designa a un comité organizador uniéndose a la Coordinación o Secretaría General del evento, realizando los siguientes pasos:
Prensa, promoción y difusión. Contacto con los medios de difusión, conferencia de prensa, etc.
Recepción, transporte y alojamiento. Reserva de hoteles, transporte, estacionamiento, recepciones, etc.
Presupuesto y finanzas. Elaboración de presupuesto, impresiones, papelería, franqueo interno y externo, etc.
Relaciones sociales. Coordinación de acciones con entidades similares, interesadas en colaborar con el evento; elementos promocionales, plaquetas, diplomas.Funcionamiento operativo y equipos. Lugar de reuniones, locución, carteles, ornamentación de salones, fotógrafos, camarógrafos, proyectores de cine, diapositivas y transparencias.
Utilización adecuada de medios de difusión
Consolidar un clima de prestigio de empresas e instituciones con los medios de prensa.
La prensa requiere que se atiendan sus expectativas en forma continua y eficiente para cumplir con su misión de informar de una manera objetiva y precisa para llegar al público. Sus necesidades son:
Disponer de fuentes autorizadas.
Que proporcione material informativo que tenga interés para ser publicado.
Que la empresa tome la iniciativa en el suministro de información.
Que el material que se envíe sea verídico.
Que exista comprensión de los requerimientos de cada medio de expresión.
Que la organización estimule un contacto amistoso con los periodistas.Que no se retraiga la información cuando sea solicitada.
Existen también reglas para confeccionar las informaciones y noticias que son:
Prensa escrita. Información permanente a través de comunicados de prensa o gacetillas.Radiodifusión. Se utilizan noticias cortas y concretas por ser un medio de inmediatez y rapidez.
Los informativos de las radios se caracterizan por su rapidez, así que las noticias que se envían deben ser cortas y concretas.
Televisión. Los comunicados deben ser de actualidad y sumamente concisos.
Información de prensa
Debe ser:
Necesario: las noticias deben ser de interés general y específico.
Veraz: las noticias deben ser comprobables y su redacción no originar dudas o confusiones.
Objetivo: no promover intereses personales.
Oportuno: debe ser emitido en el momento preciso.
Suficiente: debe ser breve, concreto y con los datos necesarios.
Conferencia de Prensa
Debe hacerse cuando una institución tiene hechos importantes para informar. El éxito se mide en cómo la reunión es conducida. El relacionista público es el coordinador de la Conferencia de Prensa, él se encargará de hacer las invitaciones a los periodistas y de organizar la reunión. Logrando que los periodista participen en el diálogo.
Publicaciones de prestigio
Son los distintos tipos de material informativo: revista regular, boletines periodísticos, folletos, manual de bienvenida, memoria y balance anual.
Toda empresa debe utilizar un logotipo que la identifique al instante.
http://rrpp-perez.blogspot.com/2009/10/capitulo-vi-instrumentos-metodologicos.html
Las importantes en relaciones públicas son la administración de la controversia, la prevención del conflicto, la atención de posibles crisis y la propia construcción del consejo
Lo que motiva el conflicto es la pérdida del control sobre la controversia (discusión larga y minuciosa)
La administración de la controversia pública se vincula con las relaciones públicas por un artículo escrito por David Finn en 1972, donde dijo que un relacionista público no es solo un comunicador sino un moderador, que se preocupa por , prevenir, evitar o estar listo para espantar cualquier problema. Así mismo el relacionista público brinda diversas contribuciones para ayudar a los demás y a ellos mismos.
Teobaldo de Souza Andrade, fue el primero en preocuparse por el tema de América latina en 1979 pública un artículo, que explica que la profesional de relaciones pública tiene un papel amplio y complejo siendo el representante de los públicos frente a los gobernantes o alta dirección, presentando controversia y dando información para que puedan debatir y así llegar a un entendimiento común entre los públicos internos y altos mandos .Amortizando el interés público con el privado.
Krohling kunsh explica que el tema debe tener como referencia a la organización frente a sus públicos y la opinión pública.
Compatibilización de Intereses
El problema que se presenta en las relaciones humanas es la forma inadecuada con que se brinda información a los demás.
Muchas veces las personas se dan cuenta que los procesos comunicativos que emplean no son los adecuados, descubriendo que los conflictos que se debían a malos entendidos desaparecen.
Para ello, el relacionista debe contribuir a que esas personas lleguen a un acuerdo para solucionar el problema, ayudando a que todos salgan beneficiados.
El conflicto, la crisis
Si un conflicto no es superado a tiempo se puede convertir en crisis. Para ello, el relacionista debe anticiparse a los problemas potenciales de su institución y evitar que esto suceda. Facilitando al diálogo alturado y razonado, buscando el entendimiento entre las partes.
La Negociación
La Negociación trata de conocer o identificar las necesidades de la otra parte, para lograr satisfacerlas en la mayor medida posible y alcanzar un rápido acuerdo.
Algunos problemas típicos en negociaciones son:
Objetivos mal planteados y necesidades mal identificadas: Conducen a la confrontación o al diálogo de “sordos”.
Dogmatismo en el planteamiento de las ideas: Sólo una parte tiene la razón; la mente está cerrada a conceptos nuevos o diferentes a los propios.
Actitud de vencedores o vencidos: Se viola el concepto esencial de negociar.
Cada una de las partes debe satisfacer sus necesidades de forma equilibrada.
Personalismos y protagonismos: Ninguna de las partes debe mostrarse superior ni autosuficiente.
Metodología ausente o defectuosa: Conducen al desorden y aumenta el tiempo necesario de negociación, lo que eleva en relación el costo de la misma.
Emotividad sobre racionalidad: Es necesario subordinar la emotividad a la racionalidad. Para lograrlo debe evitarse llevar discusiones al terreno personal.
Falta de creatividad: Especialmente frecuente en resolución de conflictos.
La Negociación requiere de lo siguiente:
Preparación y planeación.
Definición de las reglas de juego.
Aclaración y justificación.
Debate y solución del problema.
Cierre e implementación.
Coincidencia de interés Legítimos
El relacionista público es el encargado de administrar (investigar, planificar, ejecutar, evaluar) la controversia y de ser el intermediario en la solución de este para ello, plantear acciones injustas, razonables y posibles.
Nueva interpretación de Opinión Pública
La nueva interpretación de opinión pública debe estar estrechamente conectada con la comunicación estratégica y su adecuada administración.
La opinión pública ejercer el poder social, siendo la calidad de la opinión pública dependiente de la calidad de las opiniones individuales, estamos condicionados por la información que tenga la persona.
El relacionista público tiene la misión de llevar el mensaje a los públicos, interpreta y comprende sus opiniones.
Es importante medir la información necesaria para que la opinión pública pueda generar sus propia opinión pueda generar su propia opinión, logrando que el individuo tenga mayor y mejor información.
Auditoría Social y Balance Social
Auditoría: Es una actividad contable que sirve para verificar los sistemas económicos-financieros de una empresa.
Una empresa debe evaluar su situación económica- financiera y ala vez sus situación social (En ello se debe evaluar)la 8 realidad de su inserción en la realidad).
Los objetivos específicos de la auditoria social son determinar la manera y la garantía de integración de la empresa y la adecuación del interés particular al interés público preocupación y esfuerzo por problemas que afectan ala sociedad.
La auditoria social es incluir en el sistema financiero cientos de gastos que la empresa realiza voluntariamente para su público interno (personal9, mejorar las condiciones, garantizar la calidad de sus módulos, preservar los recursos naturales, ahorrar energía y evitar efectos negativos en el medio ambiente
La empresa debe dar cuenta ala sociedad através de un balance social, que es esfuerzo social (inversión) hecho por una empresa.
Organización de la Auditoría
Los puntos a considerar son:
La filosofía general de las comunicaciones y las políticas formales existentes.Los objetivos y metas trazados.
La organización, el personal, la interacción.
Programas existentes de comunicaciones.
Medios existentes y su utilización.
Comunicaciones personales.
Proyección de la empresa hacia afuera.
Necesidades y expectativas.
La metodología comprende:
Identificar los públicos.
Realizar reuniones de planificación.
Realizar entrevistas a nivel directivo.
Realizar entrevistas de grupo y personales.
Recopilar, ordenar y analizar el material de comunicaciones.
Preparar y distribuir cuestionarios.
Tabular y clasificar los resultados.
Investigar las opiniones y realizar entrevistas.
Información permanente a los niveles de decisión.
Capítulo VII: Instancias Multidisciplinarias de las Relaciones Públicas
Subsistemas de apoyo
Las Relaciones Públicas es una pedagogía que se apoya en un sistema integrador multidisciplinario. Ello le permite examinar algunas disciplinas que puedan apoyar su planificación.
Relaciones Humanas
Abarca las relaciones con los demás, siendo el ser humano el sujeto y objeto.
Se define a las relaciones humanas como la técnica de la convivencia, ya que el ser humano no sólo vive, sino que convive. Su acción es transformante y transformadora.
El hombre como persona es un ser en relación porque siempre busca interactuar.
En la empresa, es fundamental que el relacionista público atienda las necesidades de la realización personal. Aumentar su responsabilidad que buscar que participen. Así se logrará que la empresa produzca gracias a las personas.
Publicidad
El argentino óscar Billorou explica que la publicidad es la técnica de la comunicación múltiple, que utiliza en forma pagada, medios de difusión para la obtención de objetivos comerciales predeterminados a través de la formación, cambio o refuerzo de la actitud de las personas sometidas a su acción.
La publicidad tiene fines comerciales. Su propósito es persuadir para que el comprador potencial entienda el mensaje, logrando impactarlo.
Los tres puntos de la publicidad son:
Estrategia creativa. Técnicas publicitarias.
Estrategia de medios. Los medios empleados para que el menaje sea exitoso.
Estrategia de audiencias. Segmentar al público para finalmente adaptar el mensaje.
Propaganda
Es la divulgación de ideas, informes, doctrinas, con la finalidad de influir en las emociones, actitudes, aptitudes y opiniones de la audiencia para beneficiar a la institución directa o indirectamente.
La propaganda se clasifica en:
Propaganda blanca. No oculta su origen.
Propaganda gris. Oculta su origen, sin pretender atribuirlo a otra fuente diferente de la verdadera.
Propaganda negra. Hace creer que su origen es diferente al verdadero.
Medios masivos de información
La empresa y el relacionista se convierten en “fuente” de noticias e información para el periodismo. Por lo tanto, debe de informarse de una manera rápida y eficaz.
Las Relaciones Públicas debe crear un clima de prestigio de la organización con la prensa, por ejercer una influencia y un gran impacto en la opinión pública.
La organización debe mantener informada a la prensa de las actividades y acontecimientos de la empresa para que llegue a los públicos.
Relaciones Públicas y Marketing
El Marketing, tiene como finalidad la de satisfacer las necesidades del consumidor.
En cambio, las Relaciones Públicas no tiene como objetivo principal el producto. Sin embargo, crea una opinión positiva de la empresa para promocionarla y vender ese producto que el Marketing realiza, viendo la calidad, el costo, la presentación, etc.
Tanto el Marketing como las Relaciones Públicas conforman un conjunto de elementos y medidas adoptadas por la empresa para servir mejor al consumidor, satisfaciendo sus necesidades.
Capítulo VIII: Estrategias y acciones de relaciones públicas
Ceremonial y protocolo
El ceremonial y protocolo constituyen un subsistema de apoyo de las Relaciones Públicas, facilitando las relaciones y asegurando el éxito de lo que deba organizarse.
El ceremonial y protocolo indican cómo organizar actividades, recurriendo a normas, a disposiciones nacionales y al conocimiento de los públicos de la empresa.
Ceremonial es el conjunto de formalidades para cualquier público. El protocolo es el conjunto de reglas a observarse en las ceremonias.
Las actividades sociales de la empresa son necesarias para favorecer el cumplimiento de los objetivos y lograr un posicionamiento para sus fines. Ello incluye cenas, almuerzos, recepciones, atención de huéspedes, etc, y la organización de actos: exposiciones, aniversarios, entre otros que respondan a necesidades de relación y comunicación.
Precedencias
El protocolo ordena de acuerdo al rango de los asistentes. El centro de la cabecera siempre es ocupado por la autoridad, quien tendrá a su derecha a su invitado especial, siempre y cuando no sea invitado a la cena el Presidente de la República o quien lo represente, en ese caso esa persona estará en el centro.
El resto se ubicará de acuerdo a su precedencia.
Invitaciones
Generalmente se imprimen en cartulina blanca de calidad. Su texto puede estar total o parcialmente impreso, dejando en blanco el lugar para poner el nombre del invitado, día, hora y fecha del agasajo, el carácter del mismo (almuerzo, cena, etc.), y un R.S.V.P. (Répondez s´il vous plait), o un S.R.C. (se ruega contestar), agregando el teléfono en el campo inferior izquierdo. En caso necesario se puede indicar también el tipo de vestimenta (etiqueta, calle, etc.)
Las invitaciones se mandan con un lapso no menor de 15 días.
Comidas
Se debe colocar tarjetas de mesa con el nombre correspondiente para que la persona ubique el lugar donde estará en la cena.
El menú es seleccionado según la hora, al motivo, al tipo de invitados y a la jerarquía de la ocasión. La selección de vino se elige según el menú establecido. Si son carnes rojas y pastas se servirá vinos tintos, si son postres y dulces es champagne y así según el menú.
Para organizar un acto social se debe tener en cuenta lo siguiente:
Motivo
Nómina de invitados
Invitaciones
Tarjetas de mesa
Plano de orientación
Vestimenta
Menú
Vinos
Local
Precedencias
Asistencia con señoras
Aperitivo
Recepción de invitados
Servicio
Vajilla
Discursos
Espectáculo artístico
Organización de certámenes y actos especiales
Debe establecerse un calendario de trabajo debidamente codificado programando por lo menos con un año de anticipación, especialmente si se incluye a invitados internacionales.
Confirmada su asistencia, debe organizarse el certamen: fijar el lugar, las instalaciones, la comida, los obsequios, etc.
Elementos a tener en cuenta:
Fecha.
Duración.
Temario.
Disertantes.
Invitados especiales.
Invitados en general.
Confección de programas.
Contactos con el exterior.
Envío del material informativo.
Locales.Estrado.Carteles.Banderas.Micrófonos de pie y mano.
Equipos de proyección y grabación audiovisual.
Fotógrafos y camarógrafos.
Maestro de ceremonia.
Recepción en el aeropuerto.
Hoteles.Obsequios y atenciones.
Actos sociales.
Servicio médico.
Transportes.Secretariado y coordinación general.
Aniversario
Es un acto específico de Relaciones Públicas. Ellos deben coordinar todo el evento: las invitaciones, el lugar, el menú, la entrega de medallas o distintivos, entre otras.
La invitación a los empleados debe incluir a los familiares.
Tener en cuenta lo siguiente:
Local
Equipos
Maestro de ceremonias
Ubicación de autoridades e invitados especiales
Himno
Banderas
Tarimas
Confección de medallas, diplomas, obsequios, premios
Orden de entrega de los mismos
Invitaciones
Recepción en puertas
Exposición
Discurso
Difusión
Atención a la prensa
Visitas guiadas
Su único fin es el informar y promocionar la empresa. Se organizan en conjunto con los encargados de las áreas por recorrer, explicándoles adecuadamente.
Normas prácticas
Para realizar cualquier tipo de certamen se debe cumplir ciertas normas. Por eso se designa a un comité organizador uniéndose a la Coordinación o Secretaría General del evento, realizando los siguientes pasos:
Prensa, promoción y difusión. Contacto con los medios de difusión, conferencia de prensa, etc.
Recepción, transporte y alojamiento. Reserva de hoteles, transporte, estacionamiento, recepciones, etc.
Presupuesto y finanzas. Elaboración de presupuesto, impresiones, papelería, franqueo interno y externo, etc.
Relaciones sociales. Coordinación de acciones con entidades similares, interesadas en colaborar con el evento; elementos promocionales, plaquetas, diplomas.Funcionamiento operativo y equipos. Lugar de reuniones, locución, carteles, ornamentación de salones, fotógrafos, camarógrafos, proyectores de cine, diapositivas y transparencias.
Utilización adecuada de medios de difusión
Consolidar un clima de prestigio de empresas e instituciones con los medios de prensa.
La prensa requiere que se atiendan sus expectativas en forma continua y eficiente para cumplir con su misión de informar de una manera objetiva y precisa para llegar al público. Sus necesidades son:
Disponer de fuentes autorizadas.
Que proporcione material informativo que tenga interés para ser publicado.
Que la empresa tome la iniciativa en el suministro de información.
Que el material que se envíe sea verídico.
Que exista comprensión de los requerimientos de cada medio de expresión.
Que la organización estimule un contacto amistoso con los periodistas.Que no se retraiga la información cuando sea solicitada.
Existen también reglas para confeccionar las informaciones y noticias que son:
Prensa escrita. Información permanente a través de comunicados de prensa o gacetillas.Radiodifusión. Se utilizan noticias cortas y concretas por ser un medio de inmediatez y rapidez.
Los informativos de las radios se caracterizan por su rapidez, así que las noticias que se envían deben ser cortas y concretas.
Televisión. Los comunicados deben ser de actualidad y sumamente concisos.
Información de prensa
Debe ser:
Necesario: las noticias deben ser de interés general y específico.
Veraz: las noticias deben ser comprobables y su redacción no originar dudas o confusiones.
Objetivo: no promover intereses personales.
Oportuno: debe ser emitido en el momento preciso.
Suficiente: debe ser breve, concreto y con los datos necesarios.
Conferencia de Prensa
Debe hacerse cuando una institución tiene hechos importantes para informar. El éxito se mide en cómo la reunión es conducida. El relacionista público es el coordinador de la Conferencia de Prensa, él se encargará de hacer las invitaciones a los periodistas y de organizar la reunión. Logrando que los periodista participen en el diálogo.
Publicaciones de prestigio
Son los distintos tipos de material informativo: revista regular, boletines periodísticos, folletos, manual de bienvenida, memoria y balance anual.
Toda empresa debe utilizar un logotipo que la identifique al instante.
http://rrpp-perez.blogspot.com/2009/10/capitulo-vi-instrumentos-metodologicos.html
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