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Técnicas de relaciones públicas: el comunicado de prensa o newsletter (#7)

El comunicado de prensa es un escrito dirigido a los medios de comunicación en el que se informa de algo relacionado con la organización, proporcionando los datos necesarios para la elaboración de una noticia publicable.

Su objetivo es conseguir que las informaciones que tratan de datos, hechos o circunstancias que benefician a la empresa y son de interés general, interesen a los medios de comunicación.

El comunicado de prensa se utiliza para hacer llegar a un público objetivo, periodistas y empresas editoras informaciones sobre una empresa, persona o institución. Las informaciones pueden ser variadas, desde el resultado de una empresa, la próxima celebración de la compañía, entre otros motivos. Desde mi punto de vista es algo que se hace poco bien y que merece ser más utilizado. Las empresas lo desconocen y lo subestiman. La realidad es que ya los comunicados de prensa no son como antes: uno ya tiene acceso directo a los líderes de opinión y al público objetivo de la empresa (ya sea por base de datos de domiclios o correos electrónicos). Esl un elemento que tiene un enorme potencial y que puede generar comunicación viral entre grupos de interesados si se hace bien.

El newsletter tiene que ser un documento en el que de forma clara y completa, se proporcione una información para ser difundida y que pueda generar interés, tanto para el periodista como para el público tanto para los periodistas como para el público. La noticia tiene que ser realmente noticia y además de interés para el público al cual se dirige. Si no es así no hay razones para exigir que sea publicada. No hay posibilidades de controlar la forma en que la noticia será tratada por los medios y transmitida al público. El problema que existe es que al momento en que la empresa se da cuenta de que producir información relevante cuesta muchas empresas le dan la vuelta, sin embargo, si se produce bien y el público meta lo valora el efecto viral puede ser exponencial. Aquí también se pueden integrar las redes sociales y es que cuando cuesta producir algo y puede ser valorado por el mercado meta, hay que usar todas las herramientas para darlo a conocer.

Los objetivos de esta técnica son:
- Infomativo-Anunciantivo (en situación de normalidad y proyección de futuro)
- Nota aclaratoria ( en situaciones de desinformación)
- Declaración personal o institucional (en situaciones de desinformación)
- Carta abierta ( en situaciones de riesgo o promoción de ideas y valores)
- Manifiesto (en situaciones de crisis)

Un comunicado de prensa que tenga aspecto publicitario no será aceptado por los medios de comunicación o el público meta. Para poder producir comunicados de prensa que tengan éxito, las organizaciones que los promuevan han de provocar la apariencia de noticia u ofrecer una idea interesante para un tema. Se deben evitar las técnicas de venta agresiva.

Cualquier comunicado tiene que ser exacto y objetivo en sus afirmaciones, completo en información y sencillo en expresión, siempre apoyándose en hechos reales y bien documentados. Han de ser breves, fáciles de leer, con frases simples, y utilizando un lenguaje coloquial. Yo agregaría también que el diseño es fundamental también. Es conveniente utilizar siglas poco conocidas y no reflejar opiniones ni información ambigua. Se aconseja que el primer párrafo se incluya toda la información que se considere vital. Así le proporciona al periodista toda la información para poder decidir si vale la pena leer el resto del comunicado. No se considera conveniente añadir fotografías aunque si es necesario pueden incluirse.

Los comunicados se envían por email, fax, mensajero o correo urgente. En el caso de no poder enviarse por email o fax porque adjunta objetos físicos de algún tipo se utilizan empresas de distribución especializadas para su difusión.
Deben de aprovecharse las ventajas de enviar un comunicado de prensa por la red de internet, especialmente las que permiten poner un hipervínculo en cualquier palabra del comunicado que se conecte con las páginas web de referencia a esa palabra. Dichos hipervínculos pueden facilitar el trabajo del periodista en su labor de encontrar las fuentes directas de información.

También será necesario conocer la hora de edición de los periódicos y los plazos de entrega que aplican a los comunicados. Por otro lado, si se envían comunicados de Prensa, la empresa tiene que estar dispuesto a recibir llamadas de periodistas solicitando más información, y ser capaz de dársela. Muchos periodistas se quejan de la imposibilidad de contactar con las relaciones públicas, lo que genera una mala relación entre profesionistas. Otro aspecto importante: cuando menos se producen noticias son los domingos, por lo que los lunes son los días que menos noticias existen; esta es la razón fundamental por la cual los periódicos inician la semana con alguna investigación. Dicho esto, es muy imporante evaluar la fecha en la que se de a conocer el comunicado de prensa.

En este sentido surge una vieja reivindicación de muchos periodistas que les gustaría conocer la autoria de las notas de prensa, no sólo por saber a quién pueden dirigirse en caso de duda sino porque la nota de prensa que pierde el anonimato se convierte, por ende, en un documento con mayor fiabilidad.


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