Enfoques
CONTEMPORANEOS MODERNOS Y POSMODERNOS de la ADMINISTRACIÓN
En
esta unidad conocemos las diferentes escuelas contemporáneas de la
administración y sus tratadistas.
· Escuela humanística
· Escuela estructuralista
· Escuela behaviorista o del comportamiento administrativo
· Escuela de sistemas
· Escuela de administración por objetivos
· Escuela matemática
Estas
escuelas o enfoques florecen
a partir de investigaciones posteriores a las ya tratadas y reconocidas
“teorías clásicas”
Aparte
de las escuelas también contamos
en esta unidad con algunos enfoques, herramientas, técnicas o paradigmas
de la administración moderna.
Para
finalizar la unidad conoceremos las funciones del administrador.
ESCUELA HUMANÍSTICA DE LA
ADMINISTRACIÓN
Se
caracteriza esta Escuela por la
importancia que da al factor humano en la administración.
El
estudio del hombre, de sus
motivaciones, sus necesidades y sus expectativas sociales originó la teoría de las
Relaciones Humanas. Esta teoría postula que el elemento humano es lo más importante en la
empresa.
La
escuela Humanística comienza con estudios e investigaciones realizadas por
sicólogos.
A partir de esto se inicia el estudio de una nueva ciencia: la psicología
del trabajo, llamada también Psicología Industrial.
la administración científica centró
su enfoque en la organización racional del trabajo, y la Psicología industrial en el
comportamiento del trabajador.
La
investigación en el campo de la
Psicología industrial comenzó primero por averiguar, cómo podría seleccionarse
científicamente el trabajador y qué métodos deberían emplearse para lograr de
él un trabajo eficiente. En procura de tal objetivo se aplicaron
técnicas que dieron origen a un sistema de administración más refinado. Estas técnicas comprenden procesos de administración de personal como
los siguientes:
· Reclutamiento y selección.
· Orientación y capacitación.
· Fisiología del trabajo.
· Estudio y prevención de accidentes.
· Estudio sobre la fatiga.
La
Psicología industrial se enriquece entonces, enfocando la atención hacia la persona del
trabajador, la
personalidad de los jefes y la manera de dirigir y de ejercer la autoridad;
La
Escuela humanística ha logrado desarrollos importantes pero ha sido objeto de
críticas y dudas sobre su eficacia como lo ha sido también la Escuela de la
Administración Científica.
Principales exponentes de la escuela
humanística y sus teorías.
ORDWAY TEAD
Demuestra que además de la organización
racionalizada del trabajo, hay aspectos que deben preocupar a las empresas como
por ejemplo, las ambiciones y los temores de los operarios.
Tead
afirma también que la
administración es ante todo un arte, y que el administrador debe ser un maestro, una especie de
educador, que partiendo
del conocimiento de la naturaleza humana, logre la colaboración de los
trabajadores, elemento indispensable en esta época altamente
industrializada.
En
su obra, The Art of Leadership, sugiere que cada jefe debe ser un líder, un agente moral y un símbolo de la democracia en cada
organización y no
oculta su aspiración de que en las empresas se trabaje en forma participativa y
no autoritaria.
MARY PARKER FOLLET
Destacó
que la administración de empresas es la actividad más dinámica de la sociedad
occidental.
Se
deben aportes muy significativos a la teoría de las relaciones humanas, en
especial en lo que se refiere al enfoque psicológico de la administración pues
la psicología administrativa debe servir para conciliar a los individuos con la
organización.
Formuló
también una serie de principios y postulados como los que se describen a
continuación:
Principio
de contacto directo
Explicaba que en una empresa se puede
lograr mejor coordinación mediante relaciones directas entre las personas que
configuran el grupo de trabajo,
traducidas en comunicaciones que fluyen ampliamente entre los miembros del
grupo.
Afirmaba, además, que si un jefe hace participar a las personas en
el proceso de planeación, logra mayores y mejores resultados que si les entrega
los planes ya terminados.
Principio de relaciones recíprocas
La labor que uno de los miembros del
grupo realiza incide recíprocamente, en el trabajo de los demás o constituye una parte del trabajo de otro.
Principio de la Ley de la situación
Una persona no debe dar órdenes a otra
sino que ambas deben estar de acuerdo en
buscar la forma de resolver el problema o de ejecutar lo que hay que hacer.
Principio del control sobre los hechos
A medida que se perfecciona el proceso del trabajo, el control se hace menos personal y se enfoca más hacia los
resultados; es decir, sobre el grupo de las personas que lo están
haciendo.
George Elton Mayo
La
investigación tenía como objetivo determinar la relación que existía entre la intensidad de la
iluminación y la eficiencia de los operarios.
Chester Barnard
Entre
los principales
planteamientos y aportes de Chester Barnard, pueden mencionarse los
siguientes:
a) Los seres humanos no actúan
aisladamente sino por interacciones con otros seres humanos.
b)
En la interacción humana
ambas partes se influyen mutuamente. Barnard llama esta interacción
relaciones sociales.
c)
La interacción humana surge de la necesidad que cada uno tiene de superar sus
propias limitaciones; éstas son de carácter biológico, físico, psicológico y
social.
d)
Las limitaciones de los seres humanos los compelen a asociarse y a formar
grupos sociales.
e)
Los grupos sociales
existen cuando se reúnen estas condiciones: objetivos comunes, deseo de cooperación e
interacción entre las partes.
ESCUELA ESTRUCTURALISTA DE LA
ADMINISTRACIÓN
Tanto
la Escuela Estructuralista como su teoría, enfocan su atención hacia la organización.
¿Qué es la organización?
Existen
varias definiciones pero podemos decir, que organización es un conjunto de partes ordenadas para un
fin determinado.
Aquí,
nos referimos de manera especial a las organizaciones humanas, las cuales están
integradas por individuos o grupos de individuos que persiguen unos fines
determinados.
¿Qué tamaño tienen las
organizaciones?
Pueden ser grandes, medianas o pequeñas. Hay organizaciones tan pequeñas que pueden estar
formadas solamente por dos personas, cuando éstas se asocian para lograr un
objetivo especial.
En la búsqueda de eficiencia
organizacional trataron de establecer normas y principios valederos y de identificar las manifestaciones de su
comportamiento.
Esta
creencia se fundamenta en el hecho de que las organizaciones de cualquier naturaleza y magnitud,
tienen elementos comunes:
· Personas.
· Objetivos.
· Estructura ordenada al cumplimiento de funciones.
· Contexto ambiental.
· Sistema administrativo.
1) antecedentes de la escuela
estructuralista
Fue
James Burnham, profesor de filosofía en la Universidad de Nueva York, quien en
1941 publicó la obra, The Managerial Revolution, en la cual sostiene que la
nueva clase dirigente del mundo está constituida por los administradores.
Un gerente, un administrador es la cabeza
de una organización y el responsable de su éxito o fracaso.
Para dirigir una organización, decía,
se requiere saber cómo es su estructura, cómo funciona y cómo interactúa con su medio
ambiente.
Max Weber, sociólogo alemán, considerado
cómo el más famoso de los autores que han influido en la formación de la teoría
estructuralista, hace
planteamientos como los siguientes:
La racionalización del trabajo humano
es el factor que da origen a una estructura organizacional denominada
burocracia. Todos los empleados públicos
integran lo que se conoce comúnmente como burocracia pública. Todos los
empleados vinculados a las empresas privadas conforman la burocracia privada.
Weber señala, además, que la
organización por excelencia es la burocracia
y que la sociedad es una
gran burocracia integrada por la burocracia pública y la burocracia privada,
distribuidas en un alto número de organizaciones que, en su estructura, tienen
semejanzas o características comunes:
2) características de la burocracia
La burocracia, en la teoría de Max
Weber, se caracteriza por:
· Se rige por normas escritas
· Funciona con base en la división del trabajo
· Es jerarquizada
· Busca la eficiencia mediante normas técnicas
· La especialización y la profesionalización se hacen indispensables
· Generalmente quien administra una empresa no es el dueño de la
misma
3) estudio y análisis de las
organizaciones
La Escuela Estructuralista sentó nuevas
bases para el estudio de la
administración y dio origen a una metodología para la organización de
las empresas:
Comprende
en el estudio y el análisis de los factores comunes a toda institución o
empresa los cuales deben ser estructurados según los propósitos particulares de
cada una de ellas. El
trabajo del experto administrador consiste en establecer las bases sobre las
cuales funcionará la empresa o institución organizacional a su cargo.
· Fijar los objetivos
· Planificar el trabajo
· Dividir el trabajo
· Estructurar la autoridad
· Estructurar y clasificar los cargos
Ejemplo:
Gerente General
Subgerente
Jefes de departamento
Jefe de sección
Ingeniero mecánico
Soldador
Electricista
Secretaria
Chofer, etc.
· Estructurar el proceso de administración
de personal
· Determinar los métodos de control
· Señalar los procedimientos de
coordinación
· Estructurar los métodos de dirección
4) el desarrollo organizacional
Como
consecuencia de las
teorías estructuralistas, se consideró que la Organización se comporta como un
servicio, que evoluciona sometido a influencias o fuerzas externas, las
cuales deben ser identificadas, analizadas y controladas.
Apareció entonces la Teoría del
Desarrollo Organizacional que puede explicarse así:
Toda organización vive varias etapas:
1. Etapa de creación
"En
la cual los fundadores o
empresarios manejan y controlan procedimientos simples, en donde el
grupo pionero interactúa intensamente sin mayor formalización.
2. Etapa de normalización
En
la cual, debido al crecimiento, es necesaria una reglamentación precisa para el funcionamiento y
coordinación.
3. Etapa de burocratización
En
la cual al aumentar el
personal, al ampliarse las operaciones y al especializarse las tareas se
requiere una mayor sistematización, y el diseño de normas que guíen las
acciones y el comportamiento de los individuos, mediante el establecimiento de
procedimientos, jerarquización de la autoridad y descripción de cargos.
4. Etapa de crítica y auto análisis
En
la cual los elementos innovadores y la confrontación con la competencia y el
medio ambiente, sumados a las expectativas de las personas, exigen adaptaciones
organizacionales y cambios estructurales
ESCUELA BEHAVIORISTA O DEL
COMPORTAMIENTO ADMINISTRATIVO
Esta Escuela se caracteriza por afirmar
que en un grupo humano vinculado por relaciones de trabajo, se puede distinguir
un determinado comportamiento o conducta, influenciado por dos factores
principales: el nivel cultural de las personas que forman el grupo y el estilo
de dirección que reciben.
A mayor nivel cultural, son mayores las
exigencias de las personas, es decir, se crean necesidades nuevas y más
refinadas.
Para
corroborar las afirmaciones anteriores se puede hacer referencia a la escala de necesidades
postulada por el psicólogo y consultor industrial Abraham H.
Maslow,
quien con base en sus investigaciones descubrió que para los integrantes de las
clases altas, la necesidad puramente fisiológica son menos importantes que las
necesidades sociales las cuales adquieren mayor jerarquía y prioridad en su rol
social.
Maslow afirma que el hombre actúa e
induce al grupo a luchar por la satisfacción de las necesidades que siente o considera
más importantes.
¿Qué
importancia tiene estas aseveraciones en el trabajo de las empresas?
Es
de suma importancia para el administrador, conocer qué es lo que motiva a las
personas en el trabajo.
Douglas Mc. Gregor afirma que en las
organizaciones se dan diversos estilos de dirección y destaca los dos más
comunes:
1)
El estilo tradicional de
administración.
2)
El estilo innovador de
administración.
Para analizar el primero, expuso la
teoría conocida como. Teoría X y para analizar el segundo, propuso la Teoría Y
En la Teoría X, el esfuerzo
administrativo se enfoca hacia el logro de los objetivos de la organización,
con la siguiente premisa: el hombre se mueve por incentivos puramente
económicos.
La Teoría Y -en contraposición con la
anterior-, se fundamenta en que existe una tendencia humana a innovar, a
desarrollar el talento, a buscar realizaciones novedosas y a asumir mayores
responsabilidades y niveles más altos de actuación.
¿Cuáles
son las características
del estilo dinámico - innovador?
Este
estilo se distingue por su capacidad para:
· Descentralizar y delegar funciones.
· Enriquecer cada cargo con modalidades y métodos nuevos.
· Dar participación en los procesos de toma de decisiones.
· Dar oportunidad de auto-evaluación del
desempeño.
Se puede resumir y concluir diciendo
que la Escuela Behavíorísta considera que la motivación para el trabajo depende
de dos factores fundamentales: el nivel cultural de los miembros de la organización y el estilo de dirección establecido.
ESCUELA DE SISTEMAS
Varios
autores coinciden en definir un
sistema como un conjunto de partes ordenadas de tal manera que todas
contribuyan a lograr un determinado fin.
Observemos
algunos tipos de sistemas:
1)
clasificación de los
sistemas
Los sistemas se clasifican desde
diferentes puntos de vista:
a.
En razón de su dinamismo
Estáticos
Son
aquellos sistemas que no
reaccionan ni se modifican con el influjo de su medio ambiente. Por ejemplo,
una máquina.
Dinámicos
Son
aquellos que evolucionan
constantemente debido a factores internos y externos como por ejemplo: la
sociedad colombiana, una empresa, un club social, un animal, una planta.
Homeostáticos
Reciben
este nombre los sistemas que contienen
en sí mismos y hasta cierto límite una capacidad de autorregulación,
como por ejemplo, un reloj
que funciona gracias a una batería.
b.
En razón de su dependencia
Sistemas dependientes
Son
aquellos que funcionan
dependiendo de otros y no tienen capacidad de funcionamiento por sí mismos.
El motor de un carro, por
ejemplo no funcionará sin el sistema eléctrico.
Sistemas independientes
Son
aquellos que tienen
capacidad para regularse por sí mismos y además, pueden modificarse porque
tienen libertad para decidir, como por ejemplo, el hombre.
Sistemas interdependientes
Son
los sistemas que dependen
el uno del otro. Las organizaciones administrativas y, en general, los sistemas
sociales son interdependientes.
c. En razón de su capacidad para comunicarse e
interaccionar con el exterior
Sistemas abiertos
Son
aquellos que reciben
amplia y variada información e interactúan con otros sistemas, por
ejemplo, los organismos
sociales.
Sistemas cerrados
Son
aquellos que tienen una capacidad
reducida para recibir información y para interactuar con su medio ambiente
por ejemplo, una
computadora.
d.
Desde el punto de vista conceptual y empírico
La mayor dificultad para entender la
teoría de sistemas consiste en no distinguir cuándo se habla de un sistema
desde el punto de vista conceptual y cuándo se habla del mismo, desde el punto de vista empírico.
En razón de su naturaleza
Sistemas naturales
Son
aquellos que existen sin intervención del hombre para formarlos. Cada organismo
vivo por ejemplo, es un sistema natural único en sí mismo; el sistema solar
también es un sistema natural.
Sistemas sociales
Reciben
ésta denominación aquellos sistemas formados con la intervención del hombre.
Las empresas, las instituciones públicas, los partidos políticos, los gremios,
los sindicatos son sistemas hechos por el hombre.
Niveles de desarrollo de los sistemas
El
tratadista Kenneth Boulding en la obra La Teoría General de Sistemas y la
Estructura
Científica expuso su pensamiento sobre los niveles de desarrollo en los
sistemas. Esta clasificación es práctica para efectos del análisis siempre y
cuando se puedan conocer sus diferentes características.
Teoría de sistemas y la administración
Los tratadistas de la Escuela de
sistemas señalan que la administración, puede considerarse como un sistema
desde el punto de vista de la teoría y de la práctica.
Señalan también los sistematólogos que
una entidad cualquiera, por ejemplo una tribu, un club social, una empresa o un
plantel educativo configuran sistemas porque en ellos se pueden identificar
como elementos constitutivos:
· Un conjunto de partes organizadas.
· Un órgano o centro rector.
· Unas funciones que cada parte cumple en forma
interrelacionada.
· Unos fines propios.
Aplicaciones
de la teoría de sistemas a la administración
1.
Análisis de sistemas
La
aplicación de la teoría de sistemas a la Administración, puede enfocarse tanto
al desarrollo de la ciencia administrativa como a la práctica de la misma.
LOS MODELOS:
1) Modelos a escala
Son
simulaciones de objetos reales en proporción inferior o superior. Ejemplo: los
planos de una casa, la maqueta de un edificio, el dibujo de una célula, etc.
2) MODELOS ANALÓGICOS
Son
representaciones con las cuales se simula la estructura y funcionamiento del
objeto representado, por ejemplo, cuando en un laboratorio, se hace correr agua
de color por una tubería de vidrio para simular el sistema circulatorio.
3) MODELOS MATEMÁTICOS
Son
aquellos que representan funciones y ecuaciones que deben realizarse para
resolver un problema.
4) MODELOS FÍSICOS
Se
emplean para representar las funciones geométricas.
En
el mundo actuarse utilizan los modelos en múltiples actividades especialmente
para capacitación y enseñanza: carros simulados para enseñar a manejar; aviones
simulados para entrenamiento de pilotos, etc.
ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN POR
OBJETIVOS
“Peter f. Drucker” famoso asesor de
empresa, quien ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la moderna
gerencia. Señala este autor que la administración por objetivos
es un método mediante el cual el gerente, los subgerentes y todos los jefes de
una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.
Las
teorías de Peter F. Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de
otros autores que forman lo que se llama La Escuela de Administración por Objetivos.
Esta escuela también se conoce con
otros nombres:
· Administración por resultados.
· Administración por proyectos.
· Administración por participación.
· Administración por motivación.
Los autores de las teorías de
Administración por objetivos señalan que en toda empresa existen áreas críticas
o claves que merecen atención frecuente de los ejecutivos. Tales áreas son: políticas dé la empresa, área gerencial, área financiera, recursos
humanos, desarrollo tecnológico, producción, publicidad, ventas, relaciones
internas y externas, etc., por citar las más importantes.
Recordemos
que la administración por
objetivos es un método empleado por los directivos de empresas nacientes para
formular los objetivos, y por los de empresas ya establecidas para fijar objetivos,
que permitan estructurar su plan de acción para un determinado período.
ESCUELA MATEMÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN
La
función principal de los administradores y de los gerentes o directivos es la
de tomar decisiones.
Los resultados de una acción administrativa
se pueden medir o cuantificar mediante el uso de las matemáticas, partiendo de datos conocidos. La lógica y el cálculo
matemáticos se utilizan en la planeación y programación de las actividades y
son base para la toma de decisiones.
La
Escuela Matemática de la Administración está formada por un grupo de autores e
investigadores entre los cuales se cuentan:
· Herbert A. Simon
· Igor H, Ansoff
· Leonard Arnoff
· West Churchman
· Kenneth Boulding
Investigación operacional
Lo
más destacado de esta Escuela de Administración es la aplicación de la matemática en investigación de
operaciones
El
desarrollo de una "operación" administrativa puede representarse
mediante "modelos" cuya construcción y análisis se hace mediante el
método de investigación operacional.
Los
modelos son en este caso, representaciones de sistemas administrativos los
cuales se someten a una
cuantificación matemática y a un proceso analítico mediante el cual se puede
conocer por anticipado un resultado, partiendo de premisas conocidas y
de estrategias ya acordadas.
La
aplicación del método de investigación de operaciones tiene tres usos
principales:
· Conocer el comportamiento de los procesos
administrativos.
· Servir de base a la toma de
decisiones.
· Ayudar a la aplicación de métodos de
control.
Las
operaciones en: las cuales se utiliza más frecuentemente la investigación operacional
son:
· Almacenaje, distribución y manejo de materiales.
· Organización de los transportes.
· Cambios organizacionales.
· Instalaciones industriales.
· Productividad y eficiencia de las máquinas.
· Investigación de mercados.
· Distribución de funciones y
delegación.
Aplicaciones matemáticas en la
investigación operacional
La Escuela Matemática ha dado origen a
varias técnicas de investigación científica aplicada al campo administrativo.
Estas
aplicaciones pueden referirse tanto a situaciones reales, como a simulaciones
mediante modelos que tratan de cercarse en forma simplificada a una realidad de
la empresa.
Estas técnicas de investigación
operacional y de aplicaciones matemáticas se usan por ejemplo en:
1. La econometría administrativa
Se emplea en investigación de mercados o mercadotecnia y sirve para su cuantificación y análisis
matemático
2. La programación administrativa
Envuelve problemas de tiempo, recursos,
costos, transportes, aspectos todos que deben analizarse en forma interrelacionada para deducir
las estrategias más adecuadas.
3. La teoría de colas
Se
refiere al análisis de los puntos de espera en los procesos, es decir, las demoras en momentos críticos.
4. Las gráficas o grafos
Son
diagramas que muestran una secuencia de operaciones en las cuales, por medio de
barras y flechas se pueden representar los tiempos en que deben realizarse las
operaciones, después de haber
efectuado los cálculos matemáticos necesarios.
Las gráficas más conocidas son:
a.
LAS GRÁFICAS DE GANTT
B. LAS GRÁFICAS PERT
c.
LAS GRÁFICAS C.P.M.
5. La teoría de los juegos
Es una técnica de simulación de
operaciones en la cual puede haber varios individuos que asumen un papel,
simulando una situación real en una empresa o negocio.
6. Las probabilidades
Son
estimaciones que se hacen
con base en datos conocidos y en la experiencia.
La
mayoría de las decisiones envuelven ciertos riesgos.
En resumen, la Escuela Matemática de la
Administración se caracteriza por las aplicaciones cuantitativas a las
operaciones empresariales, mediante el
análisis matemático de situaciones reales, o también mediante la elaboración de
modelos que puedan equipararse en realidades operativas, con el fin de que su
estudio pueda tener aplicaciones prácticas.
MEGA TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS.
cultura de LA CALIDAD TOTAL (CCT) Si la aplicamos a las
organizaciones, es una filosofía administrativa que se basa en el concepto de
mejoramiento continuo cuyo propósito es satisfacer a los clientes internos y
externos de cualquier compañía.
LA REINGENIERÍA (RI) La Reingeniería es un reordenamiento
radical de los procesos del negocio (estructura, tecnología, sistemas
gerenciales, valores empresariales y otros) para alcanzar mejoras espectaculares en el
desempeño de las empresas (costo, calidad, oportunidad y servicio)
mediante la revisión fundamental de los mismos.
OBJETIVOS:
· Modernizar una empresa en su conjunto
o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor.
· Reducir tiempos en los procesos
productivos o de servicios.
· Cambiar algunos patrones de la cultura
organizacional.
· Tecnificar los procesos de selección y
evaluación del personal.
· Diseñar intensos programas de
capacitación.
· Mejorar los mecanismos de comunicación
internos y externos.
· Comprometer a toda la organización con
la filosofía corporativa.
· Manejar la resistencia al cambio.
EL OUTSOURCING (OS) Es un sistema de contratación de una compañía especializada para que procese
sus datos, con el fin
de ahorrar dinero a las empresas. Algunos expertos opinan que es la tendencia marcada desde la
aparición de los computadores personales no solamente en los países
desarrollados sino también en los en vía de desarrollo.
EL OUTPLACEMENT (OP) El outoplacement es un programa empresarial que ayuda a las personas
despedidas y a sus familias a la ágil adaptación física y sicológica para
conseguir un nuevo trabajo o para la creación de su propia unidad productora o
comercializadora, generando incluso empleo, identificando sus
oportunidades y fortalezas para
que su salida sea más favorable para ambas partes.
EL EMPOWERMENT (EP) Significa dejar actuar con responsabilidad,
liderazgo y dando información oportuna decidiendo en el momento en que el
cliente lo necesita.
Significa también delegar sin perder
control, pero control de la situación no
de la gente.
El empowerment busca que la empresa se
base en la creatividad, auto motivación, compromiso y responsabilidad en la
actuación diaria y en especial en la toma de decisiones rápidas y eficaces.
Las empresas que desean tener
empowerment deben: desarrollar una visión compartida, promover
valores claros y entendibles, diseñar adecuadamente los puestos de trabajo, crear sistemas de
apoyo, establecer esquemas
de comunicación abiertos, seleccionar cuidadosamente el personal,
entrenar permanentemente sus empleados y confiar en ellos.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:
1. Definición
de objetivos y de políticas empresariales
a.
Determina objetivos amplios, en términos de resultados deseados.
b.
Establece prioridades para cada objetivo.
c.
Decide sobre ¡os métodos para alcanzar objetivos.
d.
Establece el costo, los límites de cualidad y calidad y el tiempo dé los
procesos.
e.
Fija estrategias para la acción y decide sobre oportunidades para movilizar
esfuerzos y recursos.
2.
Planificación y programación
a.
Determina las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
b.
Fija prioridades para estas actividades.
c.
Traduce estas actividades en programas específicos, tales como:
Ø Asignación de volúmenes de trabajo por
actividad, nivel, localidad, grupos de clientes o usuarios, unidades de la
organización, etc.
Ø Determinación de recursos disponibles en
términos de tiempo, dinero, presupuesto, capacidades y habilidades disponibles.
Ø Identificación a través de estudios e
investigaciones, de factores o situaciones especiales que obran en favor o en
contra del programa.
Ø Preparación de un plan específico de operación
dentro de un calendario en donde se especifiquen las fechas de iniciación,
proceso y finalización de cada tarea en especial, y del proyecto general.
3.
Concepción y desarrollo de la organización
a. Examina y analiza los procesos básicos de
trabajo que deben llevarse a cabo por cada unidad de la organización.
b. Desarrolla una estructura organizacional
idónea para llevar a cabo los procesos y las líneas de producción.
c. Determina las necesidades de personal para
atender cada nivel y propone un plan para reclutamiento, selección y
administración de personal.
4.
Diseño de procedimientos y de métodos
En
cumplimiento de esta función, el administrador proyecta las rutinas, sistemas y
procedimientos sustantivos para:
· Distribución y frecuencia del trabajo.
· Duración y control del trabajo.
· Métodos específicos de trabajo.
· Utilización de técnicas especiales.
· Uso deformas, espacios, equipo, etc.
5. Financiamiento de la empresa
En
cumplimiento de esta función, el administrador:
a. Calcula los costos de personal, equipo,
suministros y la necesidad de fondos para períodos específicos.
b. Estima obligaciones tributarias.
c. Estima los ingresos y elabora presupuestos.
d. Procura la obtención de fondos según el
calendario de utilización.
e. Programa las inversiones, etc.
6.
Dirección y administración de personal
En
cumplimiento de esta función el administrador:
a.
Define los puestos dé trabajo y el número requerido de personal.
b.
Programa y fija prioridades de personal.
c.
Recluta, selecciona, ubica e induce personal.
d.
Capacita personal.
7. Información y comunicación
En
cumplimiento de esta función, el administrador:
Determina
el sistema de información que los varios niveles de la organización requiera
para:
1)
Evaluar la ejecución de las actividades.
2)
Relacionar y proyectar los programas.
3)
Conocer la situación de la contabilidad, el personal, la planta, los equipos,
los elementos disponibles, etc.
Establece
sistemas de medición de trabajo para producir los datos estadísticamente
requeridos.
Desarrolla
en lo posible, niveles de costos de producción y de calidad para verificar el
trabajo individual.
Desarrolla
un sistema de elaboración de informes para la alta gerencia.
Desarrolla
un sistema de auditoria administrativa y contable.
Determina
qué sistema de información se requiere para conocer el impacto del programa en
la comunidad, y procurar la recolección y procesamiento de esa información.
Planifica
la investigación necesaria para la retroalimentación en la planeación.
8. Compilación y análisis de la
información
El
administrador analiza la información suministrada a través del sistema de
información y comunicación para la gestión gerencial a fin de conocer:
a.
Si hay desviaciones del programa.
b.
Si el grado de realización de las metas propuestas es satisfactorio.
c.
Si se han cumplido los calendarios.
d.
Si es necesario tomar alguna acción para corregir las fallas presentadas.
9. Ajuste y mejoramiento del programa de
operaciones y del plan de objetivos
En
cumplimiento dé ésta función, el administrador:
a.
Revisa periódicamente la organización para introducir reformas.
b.
Mejora las condiciones de personal.
c.
Mejora la calidad y los métodos de supervisión.
d.
Introduce mejoras en los procedimientos y métodos y altera, si es necesario,
los objetivos de los programas y las actividades para concordarlos con factores
externos.
10. Motivación a la organización
En
cumplimiento de esta función, el administrador:
a.
Mide las reacciones del personal frente a los objetivos y políticas de la
organización.
b.
Analiza las fuerzas externas y las condiciones que afectan las actitudes de la
gente.
c.
Interpreta y comunica cambios.
d.
Explica situaciones e informa oportunamente a la gente.
e.
Establece incentivos económicos y sociales.
f.
Promueve, en doble vía, el flujo de experiencias y opiniones.
g.
Promueve al personal dentro de un plan sistemático.
h.
Desarrolla una participación responsable entre los trabajadores.
11. Atención de las relaciones externas
El
administrador tiene que definir, atender y establecer una-red de relaciones que
garanticen el equilibrio, conocimiento y buen nombre de su organización.
Dependiendo
del tipo de la empresa y de su ubicación en el contexto social, político,
económico, industrial, comercial, etc., las relaciones pueden ser con:
a.
El legislador o congreso.
b.
El Gobierno.
c.
Las agencias relacionadas.
d.
Las agencias clientes. e. Los usuarios.
f.
Los proveedores.
g.
El público en general.
12. Dirección de la empresa
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