domingo

¿Ya no hay gestión del tiempo?

Dado el acelerado ritmo de trabajo y la sobrecarga de información a la que nos vemos expuestos hoy, la gestión de la energía y el tiempo se complican cada vez más. Terminar una semana de intenso trabajo, sintiendo el estrés de que el tiempo no rindió ni en cantidad ni en calidad, no es ni sostenible, ni productivo. Lidiamos con un recurso limitado, el tiempo, versus cantidad de trabajo y ruido en el sistema. Por eso, es crítico enfocarse más bien, en la inversión del tiempo y así optimizar su rendimiento. 
 
Una de las características que comparten exitosos CEOs 
alrededor del mundo es la habilidad de lograr más objetivos en menos tiempo. Alineándonos con esta premisa, mantengamos en mente los siguientes modus operandi:work smarter, not harder (trabajar con mayor ingenio, menor esfuerzo) y  lo perfecto es enemigo de lo bueno. Frases conocidas, pero, en la práctica, ¿qué tanto los implementamos a consciencia? 

Hace falta hacer una pausa, evaluar y afinar el sistema, considerar el objetivo mayor, planificar estratégicamente y estar preparado para cambios. David Allen, time coach que asiste a altos funcionarios en Microsoft y Lockheed Martin entre otros, recomienda "planificar para la espontaneidad". Esta habilidad de reaccionar elegantemente ante sorpresas es posible gracias a un sistema que permite una eficiente inversión del tiempo. 

Bajo los principios mencionados, seguidamente nos enfocaremos en 
determinar, de manera estratégica, donde (objetivo) invertir cuanto tiempo (recurso limitado) para que se logre qué tipo de trabajo (plan) -sobresaliente o satisfactorio.

Veamos como trabajamos nuestras listas de pendientes para la semana. Es esencial hacer una descarga total de todas las ideas y pendientes con lápiz y papel1

Luego:

Objetivo - Selección crítica.- Emplea un proceso de selección por costo de oportunidad. Determina si la tarea:  es accionable, corresponde a tus fuertes, debe delegarse, es de carácter inmediato o puede esperar. 

Plan - Enfoque da resultados.- Suele suceder que en nuestra lista se dan varias tareas de carácter estratégico, que demandan más tiempo. Cuando pretendemos desarrollarlas a la vez, no llegamos a terminar ninguna. El enfoque flexible es una técnica bastante útil: elegir solo 1 tarea  de mayor envergadura por semana. De ese modo la atención y energía se enfocan en concretar esta, minimizando el riesgo de que interfieran otras menos importantes y urgentes.

Plan - Evaluación y asignación de tiempo.- Elizabeth Saunders en su libro The 3 Secrets to Effective Time Investment, aconseja etiquetar cada tarea como: de Inversión, Neutral u Optimización. Las tareas de inversión se refieren a actividades que requieren la mayor inversión de tiempo, energía y calidad de trabajo (nivel de trabajo A). Y su fruto ofrece una rentabilidad exponencial (ej: planificación estratégica). 

Las tareas neutrales son necesarias, se realizan adecuadamente (nivel de trabajo B), donde una mayor inversión de tiempo no significa un mayor retorno (ej: asistir a reuniones). 

Las actividades de optimización son las que no proveen valor agregado; y si se invierte mucho tiempo, representan un alto costo de oportunidad (ej: tareas administrativas). Estas deben, en lo posible, delegarse o ejecutarse a la brevedad (nivel de trabajo C).

El objetivo principal es invertir el menor tiempo posible en tareas de optimización, y  maximizar el tiempo dedicado a las de inversión. Prueba etiquetar con las siglas I, N, O  las tareas en tu lista de pendientes y evaluar al final de la semana cual fue el desenvolvimiento. De manera muy práctica, esta técnica ayuda a combatir tendencias perfeccionistas, incrementándose el rendimiento del tiempo.

Para cerrar, los dejo con una sugerencia muy puntual sobre la tecnología y el rendimiento del tiempo: 

3 visitas al Inbox.- Evita el trabajo multitarea y evita perder varios minutos cada vez que retomas una tarea. Una manera bastante efectiva es disciplinarnos y revisar los correos solo 3 veces al día: al llegar a la oficina, antes de almuerzo y al final de día. El rendimiento crece al eliminar distracciones recurrentes, invirtiendo calidad de tiempo en terminar otras tareas.

"La tecnología debería fortalecer las relaciones, desarrollar la productividad y no crear más ruido". ~ Jared Goralnick, fundador de Awayfind y consultor de Google.

Así como existen estas  técnicas y autores que sugieren como optimizar el uso del tiempo, hay varios otros. La idea es ver cual se acomoda mejor a tu estilo y tipo de trabajo y tengas presente en qué estás invirtiendo la mayor cantidad de tu tiempo. 

¿Que otras técnicas, crees que son útiles para usar de mejor forma la energía y el tiempo que tienes disponible?